Chi tiết sản phẩm
Quản lý công văn giấy tờ pháp lý
Giúp quản lý tập trung các công văn giấy tờ có phân loại theo danh mục giúp khắc phục tình trạng phân tán, thất lạc, sai lệch thông tin, giúp lãnh đạo và nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu phục vụ cho công việc.
Giá: call

Hình thức
▪▪ Công văn đến, công văn đi
▪▪ Thất thoát công văn giấy tờ
▪▪ Tra cứu công văn giấy tờ
▪▪ Nhóm hồ sơ
▪▪Workflow (quản lý quy trình xử lý)
▪▪ Đơn vị thẩm quyền xử lý

Ý nghĩa:

Giúp quản lý tập trung các công văn giấy tờ có phân loại theo danh mục giúp khắc phục tình trạng phân tán, thất lạc, sai lệch thông tin, giúp lãnh đạo và nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu phục vụ cho công việc.

 

 

Bạn luôn luôn có được các thông tin như :

Hiện có bao nhiêu công văn đến chưa xử lý xong, việc xử lý đang thuộc trách nhiệm của phòng ban nào, các công văn này đang ở trạng thái nào, kế hoạch xử lý đối với từng công văn ra sao... Các trưởng bộ phận cũng luôn biết được hiện bộ phận mình có bao nhiêu công văn chưa xử lý xong, ai đang chịu trách nhiệm...

Hệ thống nhắc nhở bạn cần có những động tác kịp thời trong trường hợp khẩn cấp. Nếu một thư phàn nàn của
khách hàng bị lãng quên ở trong tủ mà không được xử lý thì sẽ rất có hại. Tất cả các công văn đến và đi đều được

cập nhật vào chương trình và chỉ ở trạng thái Xử lý xong khi mọi công việc liên quan đến công văn đều đã
được hoàn tất, nếu không, các công văn còn ở trạng thái đang xử lý và bạn sẽ buộc phải có những động tác để xử lý.
Nhóm hồ sơ: giúp phân loại hồ sơ, danh mục hồ sơ, công văn hay giấy tờ thuộc hồ sơ nào ?
Quy trình xử lý: là vòng đời của 1 công văn, giấy tờ từ khi tiếp nhận cho tới khi kết thúc (lưu trữ hoặc gửi đi) giúp lãnh đạo, nhà quản lý biết công văn giấy tờ phải qua các khâu xử lý nào ? Tình trạng xử lý ra sao (đang
xử lý tới bộ phận nào).
Đơn vị xử lý: việc thêm mới công văn chỉ được thực hiện bởi phòng ban nhất định (thường là bộ phận văn
phòng). Các phòng ban khác có thể cập nhật số liệu phát sinh cho công văn hoặc xem thông tin liên quan
đến công văn mà bộ phận mình chịu trách nhiệm.
Thẩm quyền xử lý
Các công văn gửi ra bên ngoài hoặc bên ngoài công ty gửi đến, sẽ được đánh số bởi bộ phận văn thư lưu
trữ và được gửi lên người phê duyệt xin quyết định.
File gốc sẽ được lưu trữ và khai báo số giá, số kệ, số tủ, số thự tự lưu trữ, từ đó có thể truy xuất và tìm kiếm
file gốc khi cần.